Voorraadbeheer betekent het bijhouden van de voorraad in uw winkel, de voorraad die uw winkel binnenkomt, en begrijpen welke voorraad verkoopt en welke niet. Uw voorraad beheren betekent kunnen voorspellen welke voorraad u nodig zult hebben, en weten welke voorraad slecht is voor uw bedrijf.
Volgens Veeqo houdt 43% van de kleine bedrijven hun inventaris niet bij, of gebruikt handmatige processen om de inventaris bij te houden. Hoewel dit misschien werkt voor een heel klein bedrijf, is het niet ideaal. Zonder het juiste voorraadbeheer loop je het risico dat je geen producten meer hebt en verkoop misloopt, of dat je te veel voorraad bestelt die je niet kunt verkopen en die je opslagruimte verstopt. Beide fouten leiden tot verliezen en kunnen schadelijk zijn voor uw bedrijf.
Voorraadbeheer is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf, maar Veeqo stelt ook dat 43% van de retailers inventarisatie als hun grootste dagelijkse uitdaging noemt! Nu weet u waarom voorraadbeheer zo belangrijk is - laten we nu een paar manieren bespreken om het daadwerkelijk te doen.
Het ergste van voorraadbeheer is het eigenlijke tellen. Het is extreem tijdrovend en arbeidsintensief en, nou ja - het is niet erg leuk. Veel bedrijven houden vast aan een jaarlijkse inventariscontrole. Dit kan echter contraproductief zijn, want niet alleen kost het tijd van uw bedrijf, maar vaak is het bij afwijkingen in uw inventaris bijna onmogelijk om de boosdoener op te sporen omdat u zo'n lange tijdspanne onderzoekt. In plaats daarvan zijn maandelijkse, wekelijkse of zelfs dagelijkse controles productiever. In plaats van uw hele voorraad te controleren, kunt u een specifiek product of misschien een specifieke categorie controleren. Sommigen noemen dit "steekproefsgewijs controleren", en het is een effectieve manier om uw inventaris consequent bij te houden.
Dit lijkt een no-brainer, maar veel detailhandelaren zien deze eenvoudige maatregel over het hoofd. Om effectief de juiste voorraad te kiezen, uw voorraad te voorspellen voor de toekomst en om uw bedrijf überhaupt succesvol te runnen, moet u weten wat verkoopt en wat niet. Daarom is het van vitaal belang om verkooprapporten te hebben, zodat u gemakkelijk kunt zien welke producten snel verkopen en welke niet. Sommige winkeliers denken dat ze al weten wat hun bestsellers zijn, dus nemen ze niet de moeite om hun verkoopverslagen te analyseren. Dit is een grote fout! Consumententrends veranderen altijd, en wat uw klanten wel en niet kopen verandert voortdurend. Daarom is het essentieel om een goede rapportagetool voor uw winkel te hebben, zeker als die in uw kassa is ingebouwd.
Analyseer uw rapporten. Kijk wat er verkoopt en wanneer het verkoopt, en gebruik dit in uw voordeel bij het merchandisen en het plannen van uw displays en promoties. De artikelen die snel in beweging zijn, zijn de artikelen waarvoor u een par-niveau moet instellen en waarschijnlijk meer moet bestellen voor uw winkel. De artikelen die niet in beweging zijn, moet u niet meer bestellen. Welke voorraad je ook over hebt, probeer die kwijt te raken met een korting of promotie, of zelfs een weggeefactie. Probeer je de verkoop te stimuleren? Hier is een gids.
Uw best verkopende artikelen zullen uiteraard het snelst uitverkocht raken, maar de truc is om ze altijd op voorraad te houden en nooit op te raken. Als je bestsellers niet op voorraad zijn, loop je omzet en inkomsten mis. Volgens Veeqo haalt 70% van de shoppers liever een artikel bij een concurrent dan te wachten op een artikel dat nabesteld is - dus zelfs uw trouwste klanten geven hun geld misschien wel ergens anders uit. Stel om dit te voorkomen altijd een nabestelhoeveelheid of een 'par level' in voor uw best verkopende artikelen. Een par-niveau is de laagste hoeveelheid van het artikel dat u te allen tijde op voorraad moet hebben - zodra u uw par-niveau bereikt, of er dicht bij in de buurt komt, is het tijd om bij te bestellen voordat u helemaal bent uitverkocht.
Deze strategie is beter dan wachten tot het laatst mogelijke moment om bij te bestellen, wat zou kunnen leiden tot het opraken van de voorraad, vertraagde levering en het missen van verkoop. Maar het is ook slimmer dan gewoon een ton van het artikel te bestellen wanneer je de kans krijgt - wat veel retailers doen. Hoewel het misschien een goed idee lijkt om te hamsteren op de artikelen die u verkoopt, neemt dit ook veel opslagruimte in beslag, en in sommige gevallen, afhankelijk van het artikel, kan uw voorraad bedorven of beschadigd raken of verouderd raken - vooral als u bederfelijke artikelen verkoopt, zoals voedsel, make-up of hygiëneartikelen. Bovendien bestaat de kans dat je overschat hoeveel je kunt verkopen, en dat je weer met een hoop dode voorraad zit.
Er zijn een paar verschillende regels voor het prioriteren van uw voorraad. De 80/20 regel stelt dat 80% van uw inkomsten uit 20% van uw voorraad komt - dus u moet uitzoeken wat die 20% is, en deze artikelen voorrang geven boven de rest van uw voorraad. Evenzo zijn er de ABC-regels, wat betekent dat u uw voorraad in 3 afzonderlijke categorieën kunt indelen: A is voorraad die uiterst waardevol is en de meeste omzet oplevert, en C is voorraad die de minste invloed heeft op uw omzet. B zit daar ergens tussenin. Als u weet welke artikelen het meest waardevol zijn voor uw winkel, is het veel gemakkelijker om te weten wat u moet bijbestellen en wat u moet doorgeven.
Zoals gezegd, voorspellen welke voorraad je nodig hebt is lastig maar essentieel. Het is moeilijk om met zekerheid te zeggen wat wel en wat niet zal verkopen, maar met behulp van rapportagemiddelen en aandacht voor de prestaties van je winkel in het verleden kun je vrij nauwkeurig voorspellen. Kijk naar wat er momenteel in je winkel wordt verkocht, maar kijk ook naar rapporten uit het verleden. Kijk naar deze tijd vorig jaar en kijk welke artikelen toen verkocht werden. De kans is groot dat wat een jaar geleden verkocht ook weer verkoopt. Met de juiste rapportagetools kunt u op elk moment teruggaan naar uw verkooprapporten en een weloverwogen beslissing nemen over uw inkooporders.
Een ander aspect om in gedachten te houden bij het voorspellen zijn de komende feestdagen en seizoenen. Uw voorraad kan veranderen naargelang het zomer of kerst is, of u bijvoorbeeld toeristen of terug naar school verwacht. Houd hier rekening mee bij het plannen van uw voorraad.
Veel kleine bedrijven beheren hun inventaris handmatig, in spreadsheets of notitieboeken, wat goed genoeg kan werken als je een heel klein bedrijf bent. Dit soort beheer is echter veel vatbaarder voor menselijke fouten, omdat u uw inventaris voortdurend handmatig moet bijwerken en aanpassen. Het is veel meer werk, en veel vatbaarder voor fouten in uw voorraad. De kans is veel groter dat u problemen krijgt met uw voorraad, vooral als uw bedrijf groeit.
Er zijn een aantal voorraadbeheersystemen die u zelfstandig kunt gebruiken, of die u kunt integreren in uw POS. Veel winkeliers geven echter de voorkeur aan een voorraadbeheersysteem dat in hun POS is ingebouwd, zodat alles op één plek staat en gemakkelijk toegankelijk en aanpasbaar is. Met kassasystemen zoals Oliver POS kunt u uw voorraad bijhouden en direct in uw kassa aanpassen. Als u zowel online als in de winkel verkoopt, is deze POS vooral handig omdat het uw online en in-store inventaris automatisch in-sync houdt.
