Praktyczny przewodnik, jak usprawnić zarządzanie zapasami. 

W nowym roku wszyscy chcemy być bardziej zorganizowani, szczególnie jeśli chodzi o naszą działalność. Dzisiaj skupimy się na tym, jak utrzymywać zapasy i jak poprawić dokładność zapasów. To są fundamentalny do skutecznego prowadzenia firmy – przyjrzyjmy się więc bliżej i dowiedzmy się, dlaczego i jak usprawnić zarządzanie zapasami.

Dlaczego zawsze powinieneś usprawniać zarządzanie zapasami

Umiejętność utrzymywania zapasów na właściwym poziomie jest jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy. Dlaczego? Niewłaściwie zarządzane zapasy często prowadzą do niepotrzebnych strat, takich jak marnowanie produktów i martwe zapasy. Skutecznie zarządzając zapasami, zapobiegniesz konieczności wyrzucania przeterminowanych produktów lub utknięcia z nieruchomościami, których nie możesz sprzedać. 

Dla wielu małych firm zapasy są największym wydatkiem. Dlaczego więc nie chcesz nim właściwie zarządzać? Zarządzanie zapasami może zadecydować o sukcesie lub porażce. To prowadzi nas do następnego pytania.

Jak usprawnić zarządzanie zapasami?

Istnieje kilka technik zarządzania zapasami. Twoja technika zależy od Twojej firmy, zapasów i rodzaju procesów używanych do śledzenia zapasów.

1. Punkty zmiany kolejności i zapasy bezpieczeństwa
   
   Jak zapewne już wiesz, momentem ponownego zamówienia jest stan zapasów, który wskazuje, że musisz złożyć ponowne zamówienie. Liczba ta jest kluczowa dla utrzymania porządku w Twoim ekwipunku. Podobnie zapasy bezpieczeństwa zasadniczo działają jako zapasy „awaryjne”, gdy kończy się produkt. Ważne jest, aby określić punkty ponownego zamawiania i zawsze mieć pod ręką zapasy bezpieczeństwa, aby nie zabrakło Ci artykułów i nie przegapiłeś wyprzedaży.
   
   Aby obliczyć zapas bezpieczeństwa, postępuj zgodnie z poniższą formułą:
   
   Zapasy bezpieczeństwa = (Maksymalne dzienne zużycie x maksymalny czas realizacji) – (Średnie dzienne zużycie x średni czas realizacji)
   
   Aby obliczyć punkt ponownego zamówienia, postępuj zgodnie z poniższą formułą:
   
   Punkt ponownego zamówienia = zapotrzebowanie na czas realizacji + zapasy bezpieczeństwa
   
   
2. Pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO)
   
   Ta technika usprawniania zarządzania zapasami jest podstawą dla wszystkich właścicieli firm. Zasadniczo oznacza to, że pierwsza akcja, którą otrzymasz, powinna być pierwszą akcją, którą sprzedasz. Technika ta jest niezbędna w przypadku produktów łatwo psujących się, takich jak żywność, produkty do makijażu lub produkty higieniczne, ale sprawdza się również w przypadku produktów trwałych. Im dłużej przechowujesz przedmiot bez jego sprzedaży, tym większe jest jego zużycie, tym bardziej staje się przestarzały i tym trudniej go sprzedać. W Twoim najlepszym interesie leży wyłożenie zapasów na podłogę zaraz po ich otrzymaniu, zamiast pozwalać, aby gromadziły się one w magazynie.
   
   
3. Priorytety ABC
   
   Technika ABC oznacza, że dzielisz produkty na trzy kategorie w oparciu o ich wartość lub znaczenie dla Twoich przychodów. Na przykład:
   
   A = akcje reprezentujące większość Twoich przychodów
   B = akcje reprezentujące część Twoich przychodów
   C = akcje reprezentujące najmniejszą część Twoich przychodów
   
   Kategoryzując swoje zapasy w oparciu o metodę priorytetów ABC, wiesz, które produkty powinieneś zawsze mieć pod ręką (produkty A), a które produkty wymagają mniej pilnej konieczności ponownego zamówienia (zapasy C).

Proste wskazówki, jak usprawnić zarządzanie zapasami

Oprócz stosowania się do powyższych technik zwiększania dokładności zapasów, możesz podjąć również inne kroki. 

1. Narzędzia do zarządzania zapasami
   
   Każdej firmie (nieważne jak małej) zalecamy skorzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami, które pomoże Ci śledzić stan zapasów. Śledzenie zapasów za pomocą prostego arkusza kalkulacyjnego może się sprawdzić na najwcześniejszych etapach działalności firmy, jednak takie podejście wiąże się z wieloma problemami. Jest dużo miejsca na błędy, nie jest w ogóle skalowalny i jest to niepotrzebnie czasochłonny proces, którego tak łatwo można uniknąć.
   
   Spróbuj kupić punkt sprzedaży z wbudowanym oprogramowaniem do zarządzania zapasami. Lub, aby uzyskać listę najlepszych narzędzi oprogramowania do zarządzania zapasami WooCommerce, Kliknij tutaj. 
   
   

2. Integracja online i stacjonarnie
   
   Jeśli prowadzisz sklep internetowy i sklep stacjonarny, ważne jest, aby synchronizować oba zasoby. Rozwiązania dla punktów sprzedaży, takie jak Oliver POS, pozostają w kontakcie z Twoim sklepem internetowym, dzięki czemu nigdy nie musisz zajmować się niedopasowanymi zapasami.
   
   
3. Konsekwentne audyty
   
   Regularne kontrolowanie zapasów ma fundamentalne znaczenie w utrzymywaniu zapasów na właściwym poziomie. Chociaż oprogramowanie do zarządzania zapasami będzie śledzić stan zapasów, ważne jest, aby upewnić się, że nic nie umknęło radarowi ani nie popełniono żadnych błędów.
   
   Najskuteczniejszy sposób na osiągnięcie tego zależy od wielkości i rodzaju prowadzonej firmy, ale większość firm albo przeprowadza pełną inwentaryzację na koniec roku, albo przeprowadza cykliczną lub rotacyjną wyrywkową kontrolę zapasów, która polega na sprawdzeniu określonych pozycji na harmonogram rotacyjny. To drugie rozwiązanie jest zazwyczaj najskuteczniejsze, ponieważ rozbieżności w inwentarzu są najprawdopodobniej szybko wykryte i rozwiązane. Jeżeli inwentarz sprawdzany jest tylko raz w roku, wyśledzenie błędu będzie trudniejsze. Trax