इन्वेंट्री प्रबंधन क्या है और यह इतना महत्वपूर्ण क्यों है?

इन्वेंटरी प्रबंधन का अर्थ है आपके स्टोर में स्टॉक, आपके स्टोर में आने वाले स्टॉक पर नज़र रखना और यह समझना कि कौन सा स्टॉक बिक रहा है और क्या नहीं। अपनी इन्वेंट्री को प्रबंधित करने का मतलब यह अनुमान लगाना है कि आपको किस स्टॉक की आवश्यकता होगी, और यह जानना कि कौन सा स्टॉक आपके व्यवसाय के लिए खराब है।

के अनुसार वीको, 43% छोटे व्यवसाय अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक नहीं करते हैं, या इसे ट्रैक करने के लिए मैन्युअल प्रक्रियाओं का उपयोग नहीं करते हैं। हालाँकि यह बहुत छोटे व्यवसाय के लिए काम कर सकता है, लेकिन यह आदर्श नहीं है। सही इन्वेंट्री प्रबंधन के बिना, आपके उत्पादों के बिकने और बिक्री से चूकने का जोखिम है, या बहुत अधिक स्टॉक का ऑर्डर करने का जोखिम है जिसे आप बेच नहीं सकते हैं और जो आपके भंडारण स्थान को अवरुद्ध कर देता है। ये दोनों गलतियाँ नुकसान का कारण बन रही हैं, और आपके व्यवसाय के लिए हानिकारक हो सकती हैं।

एक सफल व्यवसाय चलाने के लिए इन्वेंटरी प्रबंधन आवश्यक है, लेकिन वीको यह भी कहा गया है कि 43% खुदरा विक्रेताओं ने इन्वेंट्री को अपनी नंबर एक दैनिक चुनौती बताया है! अब आप जानते हैं कि इन्वेंट्री प्रबंधन कितना महत्वपूर्ण है - आइए अब इसे वास्तव में करने के कुछ तरीकों पर गौर करें।

ऑडिट एवं स्पॉट जांच

इन्वेंट्री प्रबंधन का सबसे खराब हिस्सा वास्तविक गिनती है। इसमें अत्यधिक समय लगता है और मेहनत भी ज्यादा लगती है और, अच्छा - यह बहुत मज़ेदार भी नहीं है। कई कंपनियाँ वार्षिक इन्वेंट्री ऑडिट पर अड़ी रहती हैं। हालाँकि, यह प्रतिकूल हो सकता है क्योंकि इससे न केवल आपके व्यवसाय में समय लगता है, बल्कि अक्सर जब आपकी सूची में विसंगतियाँ होती हैं, तो अपराधी को ट्रैक करना लगभग असंभव होता है क्योंकि आप इतने लंबे समय तक जांच कर रहे होते हैं। इसके बजाय, मासिक, साप्ताहिक या यहां तक कि दैनिक ऑडिट अधिक उत्पादक होते हैं। मैं अपनी संपूर्ण इन्वेंट्री लेने के बजाय, ऑडिट के लिए एक विशिष्ट उत्पाद, या शायद एक विशिष्ट श्रेणी निर्दिष्ट करता हूं। कुछ लोग इसे 'स्पॉट-चेकिंग' कहते हैं, और यह आपकी इन्वेंट्री पर लगातार नज़र रखने का एक प्रभावी तरीका है।

बिक्री का ट्रैक रखें

ऐसा लगता है कि यह कोई आसान काम नहीं है, लेकिन कई खुदरा विक्रेता इस सरल उपाय को नज़रअंदाज कर देते हैं। प्रभावी ढंग से सही स्टॉक चुनने, भविष्य के लिए अपने स्टॉक का पूर्वानुमान लगाने और अपने व्यवसाय को सफलतापूर्वक चलाने के लिए, आपको पता है क्या बिकता है और क्या नहीं. यही कारण है कि इसका होना बहुत ज़रूरी है बिक्री रिपोर्ट, ताकि आप आसानी से देख सकें कि कौन से उत्पाद तेजी से बिक रहे हैं और कौन से नहीं। कुछ खुदरा विक्रेताओं का मानना है कि वे पहले से ही जानते हैं कि उनके सबसे ज्यादा बिकने वाले उत्पाद क्या हैं, इसलिए वे अपनी बिक्री रिपोर्ट का विश्लेषण करने की जहमत नहीं उठाते। यह एक बहुत बड़ी गलती है! उपभोक्ता रुझान हमेशा बदलते रहते हैं, और आपके ग्राहक क्या खरीद रहे हैं और क्या नहीं खरीद रहे हैं, यह भी हर समय बदलता रहता है। इसीलिए आपकी दुकान के लिए एक अच्छा रिपोर्टिंग टूल होना जरूरी है, बोनस अगर यह आपके पीओएस में बनाया गया है। 

अपनी रिपोर्ट का विश्लेषण करें. देखें कि क्या बिकता है और कब बिकता है, और बिक्री करते समय और अपने प्रदर्शनों और प्रचारों की योजना बनाते समय अपने लाभ के लिए इसका उपयोग करें। जो भी आइटम तेजी से बढ़ रहे हैं, वे आइटम हैं जिनके लिए आपको एक समान स्तर निर्धारित करना चाहिए और संभवतः अपने स्टोर के लिए अधिक ऑर्डर करना चाहिए। जो आइटम नहीं चल रहे हैं वे स्टॉक हैं जिनका आपको और ऑर्डर नहीं करना चाहिए। आपके पास जो भी स्टॉक बचा है, उसे छूट या प्रमोशन, या यहां तक कि सस्ता उपहार देकर ख़त्म करने का प्रयास करें। बिक्री बढ़ाने की कोशिश कर रहे हैं? यहाँ एक गाइड है.

जानिए कब पुनः ऑर्डर करना है

जाहिर है, आपकी सबसे ज्यादा बिकने वाली वस्तुएं सबसे तेजी से बिकेंगी, लेकिन तरकीब यह है कि उन्हें हमेशा स्टॉक में रखें और कभी खत्म न हों। आपके बेस्ट-सेलर्स का स्टॉक ख़त्म होने का मतलब है बिक्री में कमी और राजस्व में कमी। के अनुसार वीको, 70% खरीदार बैक-ऑर्डर किए गए आइटम की प्रतीक्षा करने के बजाय प्रतिस्पर्धी से एक आइटम प्राप्त करना पसंद करेंगे - इसलिए आपके सबसे वफादार ग्राहक भी अपना पैसा कहीं और खर्च कर सकते हैं। इसे रोकने के लिए, हमेशा अपनी सबसे अधिक बिकने वाली वस्तुओं के लिए पुनः ऑर्डर मात्रा, या 'बराबर स्तर' निर्धारित करें। सममूल्य उस वस्तु की न्यूनतम मात्रा है जिसकी आपको हर समय आवश्यकता होती है - एक बार जब आप अपने सममूल्य पर पहुंच जाते हैं, या उसके करीब पहुंच जाते हैं, तो पूरी तरह से बिक जाने से पहले इसे दोबारा ऑर्डर करने का समय आ जाता है। 

यह रणनीति दोबारा ऑर्डर करने के लिए आखिरी संभावित क्षण तक इंतजार करने से बेहतर है, जिससे स्टॉक खत्म हो सकता है, डिलीवरी में देरी हो सकती है और बिक्री छूट सकती है। लेकिन यह किसी भी मौके पर ढेर सारी चीजें ऑर्डर करने से भी ज्यादा स्मार्ट है - जो कि कई खुदरा विक्रेता करते हैं। हालाँकि आपके द्वारा बेची जाने वाली वस्तुओं पर जमाखोरी करना एक अच्छा विचार प्रतीत हो सकता है, लेकिन इसमें बहुत अधिक भंडारण भी लगता है, और कुछ मामलों में, वस्तु के आधार पर, आपका स्टॉक खराब हो सकता है या क्षतिग्रस्त हो सकता है या पुराना हो सकता है - खासकर यदि आप बेचते हैं खराब होने वाली वस्तुएँ जैसे भोजन, श्रृंगार, या स्वच्छता की वस्तुएँ। इसके अलावा, यह भी संभावना है कि आप यह अनुमान लगा लें कि आप कितना बेच सकते हैं, और आपके पास एक बार फिर बहुत सारा स्टॉक खाली रह जाएगा।

अपने स्टॉक को प्राथमिकता दें

अपने स्टॉक को प्राथमिकता देने के तरीके के लिए कुछ अलग नियम हैं। 80/20 नियम कहता है कि आपके राजस्व का 80% आपके स्टॉक के 20% से आता है - इसलिए आपको यह पता लगाना होगा कि 20% क्या है, और अपनी बाकी इन्वेंट्री पर इन वस्तुओं को प्राथमिकता दें। इसी तरह, एबीसी नियम हैं, जिसका अर्थ है कि आप अपने स्टॉक को 3 अलग-अलग श्रेणियों में वर्गीकृत कर सकते हैं: ए वह स्टॉक है जो बेहद मूल्यवान है और सबसे अधिक बिक्री करता है, और सी वह स्टॉक है जिसका आपके राजस्व पर सबसे कम प्रभाव पड़ता है। बी बीच में कहीं पड़ता है. यदि आप वर्गीकृत करते हैं कि आपकी दुकान के लिए कौन सी वस्तुएँ सबसे अधिक मूल्यवान हैं, तो यह जानना बहुत आसान हो जाएगा कि क्या पुनः ऑर्डर करना है और क्या आगे बढ़ाना है। 

सटीक पूर्वानुमान

जैसा कि उल्लेख किया गया है, आपको किस स्टॉक की आवश्यकता होगी इसका अनुमान लगाना मुश्किल लेकिन आवश्यक है। यह निश्चित रूप से कहना कठिन है कि क्या बिकेगा और क्या नहीं, लेकिन रिपोर्टिंग टूल के उपयोग और अपनी दुकान के पिछले प्रदर्शन पर ध्यान देकर, आप काफी सटीक पूर्वानुमान लगा सकते हैं। यह देखें कि वर्तमान में आपकी दुकान में क्या बिक रहा है, लेकिन अतीत की रिपोर्ट भी देखें। पिछले वर्ष इसी समय को देखें और देखें कि कौन-सी वस्तुएँ बिक रही थीं। संभावना यह है कि जो चीज़ एक साल पहले बेची गई थी वह दोबारा बिकेगी। साथ सही रिपोर्टिंग उपकरण, आप अपनी बिक्री रिपोर्ट देखने और अपने खरीद आदेशों के बारे में सूचित निर्णय लेने के लिए किसी भी समय वापस जा सकते हैं।

पूर्वानुमान लगाते समय ध्यान में रखने वाला एक अन्य पहलू आगामी छुट्टियां और मौसम हैं। उदाहरण के लिए, आपका स्टॉक इस बात पर निर्भर हो सकता है कि गर्मी का समय है या क्रिसमस का, या आप पर्यटकों की उम्मीद कर रहे हैं या स्कूल वापस आने वाले लोगों के आने की उम्मीद है। अपने स्टॉक की योजना बनाते समय इसे ध्यान में रखें। 

सही इन्वेंटरी प्रबंधन प्रणाली खोजें

कई छोटे व्यवसाय अपनी इन्वेंट्री को स्प्रेडशीट या नोटबुक में मैन्युअल रूप से प्रबंधित करते हैं, जो कि यदि आपका व्यवसाय बहुत छोटा है तो यह काफी अच्छी तरह से काम कर सकता है। हालाँकि, इस प्रकार के प्रबंधन में मानवीय त्रुटि की संभावना अधिक होती है, क्योंकि आपको अपनी इन्वेंट्री को लगातार मैन्युअल रूप से अपडेट और समायोजित करना होगा। यह बहुत अधिक काम का है, और इसमें आपके स्टॉक में त्रुटियों की अधिक संभावना है। आपको इन्वेंट्री के साथ समस्याओं का सामना करने की बहुत अधिक संभावना है, खासकर जब आपका व्यवसाय बढ़ता है।

ऐसी कई इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जिनका उपयोग आप स्वयं कर सकते हैं, या जिन्हें आप अपने पीओएस में एकीकृत कर सकते हैं। हालाँकि, कई खुदरा विक्रेता अपने पीओएस में निर्मित इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली को पसंद करते हैं, ताकि सब कुछ एक ही स्थान पर हो और आसानी से सुलभ और समायोज्य हो। पीओएस सिस्टम जैसे ओलिवर पीओएस आपको अपनी इन्वेंट्री पर नज़र रखने और इसे सीधे अपने में समायोजित करने देता है पीओएस रजिस्टर. यदि आप ऑनलाइन और इन-स्टोर दोनों बेचते हैं, तो यह पीओएस विशेष रूप से उपयोगी है क्योंकि यह आपकी ऑनलाइन और इन-स्टोर इन्वेंट्री को स्वचालित रूप से सिंक में रखता है।