Czym jest zarządzanie zapasami i dlaczego jest tak ważne?

Zarządzanie zapasami oznacza śledzenie zapasów w Twoim sklepie, zapasów wchodzących do Twojego sklepu i zrozumienie, które towary się sprzedają, a które nie. Zarządzanie zapasami oznacza możliwość przewidzenia, jakich zapasów będziesz potrzebować, i wiedzy, które zapasy są szkodliwe dla Twojej firmy.

Według Veeqo, 43% małych firm nie śledzi swoich zapasów lub wykorzystuje do ich śledzenia procesy ręczne. Chociaż może to działać w przypadku bardzo małej firmy, nie jest idealne. Bez odpowiedniego zarządzania zapasami istnieje ryzyko wyprzedania produktów i utraty sprzedaży lub zamówienia zbyt dużej ilości zapasów, których nie można sprzedać, co spowoduje zapełnienie przestrzeni magazynowej. Oba te błędy prowadzą do strat i mogą być szkodliwe dla Twojej firmy.

Zarządzanie zapasami jest niezbędne do prowadzenia udanego biznesu, ale Veeqo stwierdza również, że 43% sprzedawców detalicznych uznało zapasy za swoje codzienne wyzwanie numer jeden! Teraz już wiesz, jakie znaczenie ma zarządzanie zapasami – przyjrzyjmy się teraz kilku sposobom, jak to zrobić.

Audyt i kontrola na miejscu

Najgorszą częścią zarządzania zapasami jest faktyczne liczenie. Jest to niezwykle czasochłonne i pracochłonne, no i cóż – niezbyt przyjemne. Wiele firm przestrzega corocznego audytu zapasów. Może to jednak przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, ponieważ nie tylko zajmuje to dużo czasu, ale często w przypadku rozbieżności w zasobach wyśledzenie sprawcy jest prawie niemożliwe, ponieważ dochodzenie zajmuje tak dużo czasu. Zamiast tego bardziej produktywne są audyty miesięczne, tygodniowe, a nawet codzienne. Zamiast zajmować się całością swojego asortymentu, przypisz do audytu konkretny produkt lub być może konkretną kategorię. Niektórzy nazywają to „kontrolą wyrywkową” i jest to skuteczny sposób na ciągłe śledzenie zapasów.

Śledź sprzedaż

Wydaje się to oczywiste, ale wielu sprzedawców detalicznych pomija ten prosty środek. Aby skutecznie wybrać właściwe akcje, prognozować swoje akcje na przyszłość i w ogóle skutecznie prowadzić swój biznes, Ty powinien wiedzieć co się sprzedaje, a co nie. Dlatego tak istotne jest posiadanie raporty sprzedaży, dzięki czemu możesz łatwo sprawdzić, które produkty sprzedają się szybko, a które nie. Niektórzy sprzedawcy detaliczni uważają, że już wiedzą, jakie są ich bestsellery, więc nie zawracają sobie głowy analizowaniem raportów sprzedaży. To ogromny błąd! Trendy konsumenckie stale się zmieniają, a to, co kupują i czego nie kupują Twoi klienci, cały czas się zmienia. Dlatego tak istotne jest posiadanie dobrego narzędzia do raportowania dla Twojego sklepu. Dodatkowy bonus, jeśli jest ono wbudowane w Twój punkt sprzedaży. 

Analizuj swoje raporty. Zobacz, co się sprzedaje i kiedy się sprzedaje, i wykorzystaj to na swoją korzyść podczas merchandisingu oraz planowania ekspozycji i promocji. Niezależnie od tego, jakie produkty szybko się sprzedają, dla nich powinieneś ustawić poziom nominalny i prawdopodobnie zamówić ich więcej w swoim sklepie. Artykuły, które się nie poruszają, to produkty, których nie należy już zamawiać. Niezależnie od tego, jakie zapasy Ci pozostały, spróbuj się ich pozbyć, korzystając ze zniżki, promocji, a nawet rozdania nagród. Próbujesz zwiększyć sprzedaż? Oto przewodnik.

Wiedz, kiedy złożyć ponowne zamówienie

Twoje najlepiej sprzedające się produkty oczywiście wyprzedają się najszybciej, ale cała sztuka polega na tym, aby zawsze mieć je w magazynie i nigdy ich nie zabraknie. Wyczerpanie się zapasów bestsellerów oznacza utratę sprzedaży i utracone przychody. Według Veeqo, 70% kupujących wolałoby otrzymać przedmiot od konkurencji, niż czekać na przedmiot zamówiony z opóźnieniem – więc nawet najbardziej lojalni klienci mogą wydać pieniądze gdzie indziej. Aby temu zapobiec, zawsze ustawiaj wielkość ponownego zamówienia lub „poziom nominalny” dla najlepiej sprzedających się produktów. Poziom nominalny to najmniejsza ilość artykułu, którą musisz mieć zawsze pod ręką – gdy osiągniesz poziom nominalny lub zbliżysz się do niego, nadszedł czas, aby złożyć ponowne zamówienie, zanim wszystkie produkty zostaną wyprzedane. 

Ta strategia jest lepsza niż czekanie do ostatniego możliwego momentu na ponowne zamówienie, co może prowadzić do wyczerpania zapasów, opóźnień w dostawach i utraty sprzedaży. Ale jest to również mądrzejsze niż zamawianie tony produktu przy każdej możliwej okazji – co robi wielu sprzedawców detalicznych. Chociaż gromadzenie sprzedawanych przedmiotów może wydawać się dobrym pomysłem, zajmuje to również dużo miejsca na dysku, a w niektórych przypadkach, w zależności od przedmiotu, Twoje zapasy mogą ulec zepsuciu, uszkodzeniu lub stać się nieaktualne – zwłaszcza jeśli sprzedajesz łatwo psujące się produkty, takie jak żywność, kosmetyki lub artykuły higieniczne. Ponadto istnieje również ryzyko, że przeszacowujesz, ile możesz sprzedać, i ponownie zostaniesz z mnóstwem martwych zapasów.

Nadaj priorytet swoim zapasom

Istnieje kilka różnych zasad ustalania priorytetów dla akcji. Reguła 80/20 stanowi, że 80% Twoich przychodów pochodzi z 20% Twoich zapasów – musisz więc dowiedzieć się, co to jest 20% i nadać tym elementom priorytet w stosunku do reszty Twoich zapasów. Podobnie obowiązują zasady ABC, co oznacza, że możesz podzielić swoje akcje na 3 osobne kategorie: A to akcje, które są niezwykle cenne i generują największą sprzedaż, a C to akcje, które mają najmniejszy wpływ na Twoje przychody. B plasuje się gdzieś pomiędzy. Jeśli skategoryzujesz, które produkty są najcenniejsze dla Twojego sklepu, znacznie łatwiej będzie wiedzieć, co zamówić ponownie, a co przekazać dalej. 

Prognozuj dokładnie

Jak już wspomniano, przewidzenie, jakiego zapasu będziesz potrzebować, jest trudne, ale niezbędne. Trudno powiedzieć z całą pewnością, co się sprzeda, a co nie, ale korzystając z narzędzi raportowania i dbając o dotychczasowe wyniki swojego sklepu, możesz dość dokładnie prognozować. Przyjrzyj się temu, co obecnie sprzedajesz w swoim sklepie, ale także przejrzyj raporty z przeszłości. Przyjrzyj się temu okresowi w zeszłym roku i sprawdź, które przedmioty się sprzedawały. Jest szansa, że to, co sprzedano rok temu, sprzeda się ponownie. Z odpowiednie narzędzia raportowaniamożesz w dowolnej chwili wrócić do swoich raportów sprzedaży i podjąć świadomą decyzję dotyczącą swoich zamówień.

Kolejnym aspektem, o którym należy pamiętać podczas prognozowania, są nadchodzące święta i pory roku. Twoje zapasy mogą się zmieniać w zależności od tego, czy jest lato, Boże Narodzenie, czy na przykład spodziewasz się turystów lub ruchu związanego z powrotem do szkoły. Weź to pod uwagę planując swoje zapasy. 

Znajdź odpowiedni system zarządzania zapasami

Wiele małych firm zarządza swoimi zapasami ręcznie, za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub notatników, co może się sprawdzić, jeśli prowadzisz bardzo małą firmę. Jednak ten rodzaj zarządzania jest znacznie bardziej podatny na błędy ludzkie, ponieważ trzeba stale ręcznie aktualizować i dostosowywać swoje zapasy. Jest to o wiele więcej pracy i jest znacznie bardziej podatne na błędy w magazynie. Znacznie bardziej prawdopodobne jest, że wystąpią problemy z zapasami, zwłaszcza gdy Twoja firma się rozwija.

Istnieje wiele systemów zarządzania zapasami, których można używać samodzielnie lub które można zintegrować ze swoim punktem sprzedaży. Jednak wielu sprzedawców detalicznych woli system zarządzania zapasami wbudowany w swoje punkty sprzedaży, dzięki czemu wszystko jest w jednym miejscu, jest łatwo dostępne i regulowane. Systemy POS, takie jak Oliver poz pozwalają śledzić stan zapasów i dostosowywać je bezpośrednio w swoim Rejestr POS. Jeśli prowadzisz sprzedaż zarówno w Internecie, jak i w sklepie, ten POS jest szczególnie przydatny, ponieważ automatycznie synchronizuje zasoby online i w sklepie.