Che cos'è la gestione dell'inventario e perché è così importante?

Gestire l'inventario significa tenere traccia delle scorte presenti nel negozio, di quelle in arrivo e capire quali scorte si vendono e quali no. Gestire l'inventario significa essere in grado di prevedere le scorte di cui si avrà bisogno e sapere quali scorte non sono adatte alla propria attività.

Secondo Veeqo, 43% delle piccole imprese non tengono traccia dell'inventario o utilizzano processi manuali per tracciarlo. Sebbene questo possa funzionare per un'azienda molto piccola, non è l'ideale. Senza una corretta gestione dell'inventario, si rischia di esaurire i prodotti e di perdere le vendite, oppure di ordinare troppe scorte che non si riescono a vendere e che intasano i magazzini. Entrambi questi errori comportano perdite e possono essere dannosi per l'azienda.

La gestione dell'inventario è essenziale per la gestione di un'azienda di successo, ma Veeqo afferma inoltre che 43% dei rivenditori hanno indicato l'inventario come la loro sfida quotidiana numero uno! Ora sapete perché la gestione dell'inventario è così importante, e ora esaminiamo alcuni modi per farlo davvero.

Audit e controlli a campione

La parte peggiore della gestione dell'inventario è il conteggio vero e proprio. È un'operazione che richiede molto tempo e lavoro e, beh, non è molto divertente. Molte aziende si attengono a un controllo annuale dell'inventario. Tuttavia, questo può essere controproducente, perché non solo sottrae tempo alla vostra attività, ma spesso, quando si verificano discrepanze nell'inventario, è quasi impossibile rintracciare il colpevole perché si sta indagando per un periodo di tempo così lungo. Invece, i controlli mensili, settimanali o addirittura giornalieri sono più produttivi. Invece di occuparvi dell'intero inventario, assegnate un prodotto specifico o magari una categoria specifica da controllare. Alcuni lo chiamano "controllo a campione" ed è un modo efficace per tenere costantemente sotto controllo l'inventario.

Tenere traccia delle vendite

Sembra un'ovvietà, ma molti rivenditori trascurano questa semplice misura. Per scegliere efficacemente le scorte giuste, prevedere le scorte per il futuro e gestire con successo la propria attività, occorre devono sapere cosa si vende e cosa no. Per questo è fondamentale avere rapporti sulle venditeIn questo modo è possibile vedere facilmente quali sono i prodotti che si vendono velocemente e quelli che non si muovono. Alcuni rivenditori credono di sapere già quali sono i loro prodotti più venduti, quindi non si preoccupano di analizzare i loro rapporti di vendita. Si tratta di un errore madornale! Le tendenze dei consumatori sono in continua evoluzione e ciò che i vostri clienti comprano e non comprano cambia continuamente. Ecco perché è essenziale disporre di un buon strumento di reporting per il vostro negozio, soprattutto se integrato nel vostro POS. 

Analizzate i vostri report. Osservate cosa si vende e quando si vende, e sfruttate questo dato a vostro vantaggio per il merchandising e la pianificazione di esposizioni e promozioni. Gli articoli che si muovono velocemente sono quelli per i quali dovreste fissare un livello massimo e probabilmente ordinarne di più per il vostro negozio. Gli articoli che non si muovono sono quelli che non dovreste ordinare. Se vi avanzano delle scorte, cercate di liberarvene con uno sconto o una promozione, o addirittura con un omaggio. Cercate di incrementare le vendite? Ecco una guida.

Sapere quando riordinare

I vostri articoli più venduti si esauriranno più velocemente, ovviamente, ma il trucco è tenerli sempre in magazzino e non esaurirli mai. L'esaurimento delle scorte dei vostri articoli più venduti significa perdita di vendite e di introiti. Secondo Veeqo70% degli acquirenti preferirebbero acquistare un articolo da un concorrente piuttosto che aspettare un articolo in arretrato, quindi anche i clienti più fedeli potrebbero spendere i loro soldi altrove. Per evitare che ciò accada, stabilite sempre una quantità di riordino, o un "livello par", per i vostri articoli più venduti. Il livello par è la quantità minima di un articolo che dovete avere sempre a portata di mano: una volta raggiunto il livello par, o quando ci si avvicina, è il momento di riordinarlo prima che sia completamente esaurito. 

Questa strategia è migliore rispetto all'attesa dell'ultimo momento per riordinare, che potrebbe portare a esaurire le scorte, a ritardare le consegne e a perdere le vendite. Ma è anche più intelligente che ordinare una tonnellata di articoli ogni volta che se ne presenta l'occasione, come fanno molti rivenditori. Sebbene possa sembrare una buona idea accumulare gli articoli che si vendono, ciò comporta anche un notevole consumo di magazzino e in alcuni casi, a seconda dell'articolo, le scorte possono rovinarsi, danneggiarsi o diventare obsolete, soprattutto se si vendono articoli deperibili come alimenti, trucchi o articoli per l'igiene. Inoltre, c'è anche la possibilità di sovrastimare la quantità di merce che si può vendere e di ritrovarsi ancora una volta con un mucchio di scorte morte.

Privilegiate le vostre scorte

Esistono alcune regole diverse per stabilire la priorità delle scorte. La regola dell'80/20 afferma che l'80% delle vostre entrate proviene dal 20% delle vostre scorte, quindi dovete capire quali sono queste 20% e dare priorità a questi articoli rispetto al resto del vostro inventario. Allo stesso modo, esistono le regole ABC, che consentono di suddividere le scorte in 3 categorie distinte: A è lo stock che è estremamente prezioso e che genera il maggior numero di vendite, mentre C è lo stock che ha un impatto minimo sulle entrate. La categoria B si colloca a metà strada. Se classificate quali sono gli articoli più preziosi per il vostro negozio, sarà molto più facile sapere cosa riordinare e cosa lasciar perdere. 

Previsioni accurate

Come già detto, prevedere le scorte di cui avrete bisogno è complicato ma essenziale. È difficile dire con certezza cosa si venderà e cosa no, ma con l'uso di strumenti di reporting e l'attenzione alle prestazioni passate del vostro negozio, potete fare previsioni abbastanza accurate. Osservate ciò che si vende attualmente nel vostro negozio, ma anche i rapporti del passato. Guardate a questo periodo dell'anno scorso e verificate quali articoli sono stati venduti. È probabile che ciò che si è venduto un anno fa si venda di nuovo. Con il strumenti di reporting adeguatiIn questo modo è possibile tornare indietro in qualsiasi momento per vedere i rapporti di vendita e prendere una decisione informata sugli ordini di acquisto.

Un altro aspetto da tenere presente nelle previsioni sono le festività e le stagioni imminenti. Le scorte possono cambiare a seconda che si tratti di estate o di Natale, o se si aspettano turisti o il ritorno a scuola, per esempio. Tenetene conto quando pianificate le scorte. 

Trovare il giusto sistema di gestione dell'inventario

Molte piccole imprese gestiscono l'inventario manualmente, su fogli di calcolo o quaderni, il che potrebbe funzionare abbastanza bene se si tratta di un'azienda molto piccola. Tuttavia, questo tipo di gestione è molto più incline all'errore umano, in quanto è necessario aggiornare e regolare costantemente l'inventario. È un lavoro molto più impegnativo ed è molto più suscettibile di errori nelle scorte. È molto più probabile che si verifichino problemi con l'inventario, soprattutto quando l'azienda cresce.

Esistono diversi sistemi di gestione dell'inventario che possono essere utilizzati autonomamente o integrati nel POS. Tuttavia, molti rivenditori preferiscono un sistema di gestione dell'inventario integrato nel loro POS, in modo che tutto sia in un unico posto e facilmente accessibile e regolabile. Sistemi POS come Oliver POS vi permettono di tenere sotto controllo l'inventario e di regolarlo direttamente nella vostra Registro POS. Se vendete sia online che in negozio, questo POS è particolarmente utile perché mantiene automaticamente sincronizzato l'inventario online e quello in negozio.