¿Qué es la gestión de inventario y por qué es tan importante?

La gestión de inventario significa realizar un seguimiento de las existencias de su tienda, las que ingresan a su tienda y comprender qué existencias se venden y cuáles no. Administrar su inventario significa poder predecir qué existencias necesitará y saber qué existencias son malas para su negocio.

De acuerdo a VeeqoEl 43% de las pequeñas empresas no realiza un seguimiento de su inventario ni utiliza procesos manuales para realizarlo. Si bien esto podría funcionar para una empresa muy pequeña, no es lo ideal. Sin la gestión de inventario adecuada, corre el riesgo de agotarse los productos y perder ventas, o de pedir demasiadas existencias que no puede vender y que obstruyen su espacio de almacenamiento. Ambos errores generan pérdidas y pueden ser perjudiciales para su negocio.

La gestión de inventario es esencial para administrar un negocio exitoso, pero Veeqo ¡También afirma que 43% de minoristas nombraron el inventario como su desafío diario número uno! Ahora ya sabe qué es tan importante la gestión de inventario; ahora repasemos algunas formas de hacerlo.

Auditoría y verificación puntual

La peor parte de la gestión de inventarios es el recuento real. Consume mucho tiempo y trabajo y, bueno, no es muy divertido. Muchas empresas se apegan a una auditoría de inventario anual. Sin embargo, esto puede ser contraproducente ya que no solo le quita tiempo a su negocio, sino que a menudo, cuando hay discrepancias en su inventario, es casi imposible localizar al culpable porque está investigando durante mucho tiempo. En cambio, las auditorías mensuales, semanales o incluso diarias son más productivas. En lugar de hacerse cargo de todo su inventario, asigne un producto específico o quizás una categoría específica para auditar. Algunos lo llaman "verificación al azar" y es una forma eficaz de realizar un seguimiento constante de su inventario.

Mantenga un registro de las ventas

Esto parece una obviedad, pero muchos minoristas pasan por alto esta simple medida. Para elegir eficazmente las acciones adecuadas, pronosticar sus existencias para el futuro y administrar su negocio con éxito, debe tiene que saber qué se vende y qué no. Por eso es vital tener informes de ventas, para que puedas ver fácilmente qué productos se venden rápidamente y cuáles no se mueven. Algunos minoristas creen que ya saben cuáles son sus productos más vendidos, por lo que no se molestan en analizar sus informes de ventas. ¡Esto es un gran error! Las tendencias de los consumidores siempre cambian y lo que sus clientes compran y no compran cambia todo el tiempo. Por eso es esencial tener una buena herramienta de informes para tu tienda, y más si está integrada en tu punto de venta. 

Analiza tus informes. Vea qué se vende y cuándo se vende, y utilícelo a su favor al comercializar y planificar sus exhibiciones y promociones. Independientemente de los artículos que se mueven rápidamente, esos son los artículos para los que debe establecer un nivel normal y probablemente pedir más para su tienda. Los artículos que no se mueven son el stock que no deberías pedir más. Cualquier stock que te sobra intenta deshacerte de él con un descuento o promoción, o incluso con un sorteo. ¿Estás intentando aumentar las ventas? Aquí hay una guía.

Sepa cuándo reordenar

Obviamente, sus artículos más vendidos se agotarán más rápido, pero el truco consiste en mantenerlos siempre en stock y nunca agotarse. Quedarse sin existencias de sus productos más vendidos significa perder ventas y perder ingresos. De acuerdo a Veeqo, el 70% de los compradores preferiría obtener un artículo de un competidor que esperar a recibir un pedido pendiente, por lo que incluso sus clientes más leales pueden gastar su dinero en otra parte. Para evitar esto, establezca siempre una cantidad de reorden o un "nivel par" para sus artículos más vendidos. Un nivel par es la cantidad más baja del artículo que necesitas tener a mano en todo momento; una vez que alcances tu nivel par, o te acerques a él, es hora de volver a realizar el pedido antes de que se agote por completo. 

Esta estrategia es mejor que esperar hasta el último momento posible para volver a realizar el pedido, lo que podría provocar que se agoten las existencias, se retrasen las entregas y se pierdan ventas. Pero también es más inteligente que simplemente pedir una tonelada del artículo en cualquier momento, lo que hacen muchos minoristas. Si bien puede parecer una buena idea acumular los artículos que vende, esto también requiere mucho almacenamiento y, en algunos casos, dependiendo del artículo, sus existencias pueden estropearse, dañarse o quedar obsoletas, especialmente si vende artículos perecederos como comida, maquillaje o artículos de higiene. Además, también existe la posibilidad de que sobreestimes cuánto puedes vender y te quedes con un montón de existencias muertas una vez más.

Prioriza tu stock

Existen algunas reglas diferentes sobre cómo priorizar sus acciones. La regla 80/20 establece que 80% de sus ingresos provienen de 20% de sus existencias, por lo que debe averiguar cuál es ese 20% y priorizar estos artículos sobre el resto de su inventario. De manera similar, existen las reglas ABC, lo que significa que puede clasificar sus acciones en 3 categorías separadas: A es la acción que es extremadamente valiosa y genera la mayor cantidad de ventas, y C es la acción que tiene el menor impacto en sus ingresos. B se encuentra en algún punto intermedio. Si clasifica qué artículos son los más valiosos para su tienda, será mucho más fácil saber qué reordenar y qué regalar. 

Pronosticar con precisión

Como se mencionó, predecir qué acciones necesitará es complicado pero esencial. Es difícil decir con certeza qué se venderá y qué no, pero con el uso de herramientas de generación de informes y la atención al rendimiento pasado de su tienda, puede hacer pronósticos con bastante precisión. Mira lo que se vende actualmente en tu tienda, pero también mira los informes del pasado. Mire esta época del año pasado y compruebe qué artículos se vendieron. Lo más probable es que lo que se vendió hace un año se vuelva a vender. Con el herramientas de informes adecuadas, puede regresar en cualquier momento para ver sus informes de ventas y tomar una decisión informada sobre sus órdenes de compra.

Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de realizar previsiones son las próximas vacaciones y temporadas. Tu stock puede variar dependiendo de si es verano o Navidad, o si esperas turistas o tráfico de regreso a clases, por ejemplo. Tenga esto en cuenta al planificar su stock. 

Encuentre el sistema de gestión de inventario adecuado

Muchas pequeñas empresas administran su inventario manualmente, en hojas de cálculo o cuadernos, lo que podría funcionar bastante bien si eres una empresa muy pequeña. Sin embargo, este tipo de gestión es mucho más propensa a errores humanos, ya que debes actualizar y ajustar manualmente tu inventario constantemente. Es mucho más trabajo y es mucho más susceptible a errores en su stock. Es mucho más probable que tenga problemas con el inventario, especialmente a medida que su negocio crece.

Hay una serie de sistemas de gestión de inventario que puede utilizar por sí solos o que puede integrar en su punto de venta. Sin embargo, muchos minoristas prefieren un sistema de gestión de inventario integrado en su punto de venta, de modo que todo esté en un solo lugar y sea fácilmente accesible y ajustable. Sistemas POS como Oliver POS le permite realizar un seguimiento de su inventario y ajustarlo directamente en su registro POS. Si vende tanto en línea como en la tienda, este POS es especialmente útil porque mantiene sincronizado automáticamente su inventario en línea y en la tienda.